Trello 不夠用想換？我實際用過的 4 個替代方案（2026）

我一開始超愛 Trello——拖拖卡片、看板一目了然，管個人待辦或小專案超直覺。但團隊一變大、專案一變複雜，問題就來了：要排任務先後、要看里程碑、要跨專案總覽，純看板就開始卡。 那時我才開始找替代方案。

跟我寫 Notion 替代方案那篇的邏輯一樣：Trello 沒有「最好的替代品」，只有「你卡在哪一塊」的替代品。 先看你是被哪個需求逼著想換。

你想換掉 Trello 的哪一點？

• 要管多專案、要任務依賴與里程碑 → Asana
• 要功能最深、免費額度最大方 → ClickUp
• 工作是「文件＋任務」交織 → Notion
• 其實專案很小，只是想更有條理 → 一張試算表就夠

4 個方案先看總表（2026 最新）

工具	免費版	最強的地方	付費	我會推給誰
Asana	最多 10 人、無限任務	排程、依賴、甘特	約 US$10.99/人/月	要進階專案管理
ClickUp	最大方、功能深	一站全包、多視圖	約 US$7/人/月	要省又要功能多
Notion	大方（無限頁）	文件＋任務一體	約 US$10/人/月	文件與任務交織
Trello（本人）	夠用	最簡單直覺	有付費	純看板、小專案

各家免費額度與價格常變動，以官網當下為準。

我的實際心得

Asana：要「真的管專案」，它最對口

當 Trello 的看板開始不夠用——你需要看任務先後順序、設里程碑、跨專案總覽——Asana 就是對的升級。它的任務依賴、時間軸（甘特）、多專案視圖都很完整，免費版就能到 10 人、無限任務與專案，還含無限儲存和活動紀錄。我帶比較正式的專案時，會選它。

ClickUp：免費額度最大方、功能最深

如果你想「一個工具把所有東西包了」、又想省錢，ClickUp 的免費層是同級裡最大方、功能最深的——看板、列表、甘特、文件、目標通通有。付費也只要約 US$7/人/月。代價是功能太多，介面一開始會有點眼花，要花點時間設定成你要的樣子，但撐過去 CP 值很高。

Notion：你的任務和文件本來就分不開

如果你的工作是筆記、wiki、文件跟待辦混在一起，那與其用純任務工具，不如用 Notion——它能把資料庫做成看板、表格、行事曆，任務和文件放在同一個空間裡。免費版就很大方。想更深入了解它和它的替代品，可以看我寫的 Notion 替代方案。

其實，小專案一張表就夠

講了一圈軟體，但老實說——如果你的專案不大、團隊也小，根本不用學新軟體。 一份專案進度追蹤表（用 Excel 或 Google 試算表打開）就能把任務、負責人、起訖日、狀態、進度列得清清楚楚，要做簡易甘特圖也能用試算表拉。我自己很多小案子就是用一張表搞定，等真的覺得不夠用了再升級。

所以你該選哪個？

• 要進階專案管理（依賴、里程碑、甘特） → Asana
• 要免費額度大、功能深、又省 → ClickUp
• 文件與任務交織 → Notion
• 專案很小、團隊小 → 一張專案進度追蹤表

換工具前的提醒

• 先用免費版跑一輪。 這幾個免費版都能撐很久，先驗證流程合不合用，再決定要不要付費。
• 別為了功能多而搬。 工具越強不代表越適合你——如果 Trello 的看板其實就夠，硬搬到 ClickUp 反而被一堆用不到的功能拖慢。
• 搬家先匯出。 Trello 可以匯出看板資料，Asana、ClickUp 也都有匯入功能，搬之前先備份。

講白了

Trello 很好，但它就是為「簡單看板」而生，需求一複雜就會卡：要進階排程用 Asana、要免費功能多用 ClickUp、文件＋任務一體用 Notion、專案很小用一張試算表。 先確定你卡在哪一塊，再對照上面挑。很多時候你需要的不是「更強的軟體」，而是「剛好對上你需求的那一個」——別被功能多寡綁架了。